Deine Kunden können darum bitten, ihre Daten auf erhaltenen Rechnungen zu aktualisieren, z. B. weil ihre Postadresse oder ihr Nachname sich geändert hat. Als Vendor kannst du solche Anfragen selbst bearbeiten oder an uns weiterleiten.
Hinweis
Wir empfehlen, Anfragen für das Aktualisieren von Rechnungsdaten an uns weiterzuleiten. Wir benötigen:
- die Bestell-ID des gekauften Produkts
- die beim Kauf verwendete E-Mail-Adresse des Kunden
- die genauen Änderungswünsche
Voraussetzungen
Für die Änderung von Rechnungsdaten gilt grundsätzlich:
- Der Vertragspartner für die Rechnung darf sich nicht ändern. Änderungen müssen sich auf denselben Vertragspartner beziehen.
- Bei Einmalzahlungen können Rechnungsdaten rückwirkend geändert werden.
- Bei Abonnements können die Rechnungsdaten rückwirkend geändert werden.
- Bei vollständig bezahlten Ratenzahlungen können die Rechnungsdaten rückwirkend geändert werden. Hier wird für die Gesamtrechnung eine Korrekturrechnung erstellt. Anschließend werden die Zahlungsbelege der Einzelzahlungen nachträglich korrigiert.
Erlaubte Fälle
In diesem Fällen ist die Änderung von Rechnungsdaten möglich:
- Tippfehler von Privatpersonen oder Firmen bezüglich:
- Vor- und Nachname oder Firmenname
- Straße und Hausnummer (aber nur, wenn sich das Land nicht ändert)
- Umfirmierung und damit einhergehende Änderung der FirmendatenNachtragen der
- Umsatzsteuer-ID (aber nur, wenn sich das Land nicht ändert)
- Anpassung des Ansprechpartners einer Firma, sofern die Firma weiterhin Vertragspartner bleibt
Nicht erlaubte Fälle
In diesem Fällen ist die Änderung von Rechnungsdaten aus steuerrechtlichen Gründen nicht möglich:
- Der Vertragspartner soll gewechselt werden:
- von einer Privatperson zu einer anderen Privatperson
- von einer Privatperson zu einer Firma
- von einer Firma zu einer anderen Firma
- von einer Firma zu einer Privatperson
- Das Land der Anschrift soll geändert werden.
Rechnungsdaten ändern
Achtung
Beachte aus steuerrechtlichen Gründen unbedingt die oben genannten Voraussetzungen.
So änderst du die Daten auf ausgestellten Rechnungen:
- Öffne in der Vendor-Ansicht Berichte > Transaktionen.
- Füge links unter Suche Bestellnummer die Bestell-ID des gekauften Produkts ein und klicke auf Suchen. Falls du die Bestell-ID des Kunden nicht hast, bitte den Kunden, sie dir zu senden. So findet der Kunde seine Bestell-ID.
Alternativ: Gib die E-Mail-Adresse bzw. den Vor- und Nachnamen des Kunden in die Suchmaske ein.
- Klicke in der Liste der Suchergebnisse in der Zeile der Bestellung links auf das Lupen-Icon. Achte darauf, die richtige Bestellung anzuklicken.
- Scrolle zum Abschnitt Lieferadresse.
- Führe die gewünschten Änderungen an den Daten des Kunden durch.
- Unten kannst du bei Anschrift auch aktualisieren für auswählen, für welche anderen Käufe des Kunden die Änderungen übernommen werden sollen.
- Scrolle zum Abschnitt Protokoll und klicke auf den Button Speichern.
- Scrolle zum Abschnitt Korrekturrechnung erstellen.
- Hake bei Bestehende Rechnung alle Rechnungen an, die korrigiert werden sollen.
- Klicke auf Korrekturrechnung erstellen.
- Die Korrekturrechnung mit den aktualisierten Daten wird erstellt.
- Die Seite springt nach oben, wo der Link zur Korrekturrechnung angezeigt wird.
- Kopiere den Link und sende ihn an den Kunden.