Als Vendor kannst du E-Tickets für deine vor Ort stattfindenden Veranstaltungen und Seminare anlegen. Je nach Wunsch enthalten deine E-Tickets dein Logo, eine Wegbeschreibung und eine Landkarte zur Orientierung. Zusätzlich wird deinem E-Ticket ein QR- sowie Barcode für eine schnelle Besuchererfassung vor Ort hinzugefügt.
So könnte dein E-Ticket aussehen:
Achtung
E-Tickets können aus steuerlichen Gründen nur für Vor-Ort-Veranstaltungen und nicht für digitale Veranstaltungen erstellt werden.
Prozess-Überblick: E-Ticket anlegen
- Lege zunächst ein Produkt (z. B. deine Veranstaltung) an, mit dem das E-Ticket verknüpft werden soll. Gehe vor wie hier beschrieben. Wähle dabei den Produkttyp.
- Erstelle das E-Ticket. Gehe vor wie hier beschrieben. Hier erfährst du auch, wie du direkt eine E-Ticket-Vorlage erstellst.
- Verknüpfe dein E-Ticket mit deinem Produkt.
1. Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Ticket anlegen
Bevor du ein E-Ticket erstellst, stelle sicher, dass du deine Veranstaltung bereits als Produkt angelegt hast. Gehe dann wie folgt vor:
- Gehe in der Vendor-Ansicht auf Einstellungen > E-Tickets.
- Klicke auf den Button Veranstaltungsort hinzufügen.
- Als Name für dein E-Ticket eignet sich der Veranstaltungsort, da dieser bei der Auswahl des Orts im Bestellformular angezeigt wird.
- Wähle bei Land aus, in welchem Land die Veranstaltung stattfindet.
- Gib bei Adresse die genaue Adresse deiner Veranstaltung ein.
- Füge eine Anfahrtsbeschreibung hinzu. Achte bitte darauf, dich kurz zu fassen, da der Platz auf dem E-Ticket begrenzt ist.
- Im Feld E-Ticket-Vorlage kannst du dein erstelltes E-Ticket als Vorlage festlegen. So kannst du dieses beim Erstellen des nächstes E-Tickets verwenden.
- Klicke zuletzt auf Speichern.
2. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Bild/Logo hochladen
So lädst du ein Logo bzw. Event-Bild für dein E-Ticket hoch. Bitte beachte dabei die Genehmigungskriterien für E-Ticket-Logo und E-Ticket-Bilder.
- Gehe in der Vendor-Ansicht auf Konto > Bilder.
- Klicke auf den Button Neues Bild hinzufügen.
- Wähle im Drop-down-Menü Bildtyp eine der beiden folgenden Optionen:
- E-Ticket-Bild (in der Mitte) für dein Event-Bild
- E-Ticket-Logo für dein Ticket-Logo
- Lade deine Bild-Datei hoch.
- Klicke auf Speichern.
- Beantrage als nächstes die Genehmigung deines Bildes, indem du auf Genehmigung beantragen klickst.
3. E-Ticket-Vorlage erstellen
Die E-Ticket-Vorlage beinhaltet alle Details zu deiner Veranstaltung, die wie die Bilder und die Angaben zum Veranstaltungsort auf dem E-Ticket erscheinen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Gehe in der Vendor-Ansicht auf Einstellungen > E-Tickets.
- Wechsle in den Tab E-Ticket-Vorlagen.
- Klicke auf den blauen Button E-Ticket-Vorlage erstellen.
- Lege bei Name deinen internen Event-Namen fest, der nur für dich sichtbar ist. Zusätzlich kannst du eine interne Notiz hinzufügen.
- Wähle bei Layout zwischen den folgenden Optionen:
- Standard
- Erweitert (mit Teilnahmebedingungen) (Diese erweiterte Option ist nur dann sinnvoll, wenn du tatsächlich Teilnahmebedingungen auf dem Ticket angibst. Ist das nicht der Fall, wähle bitte die Option Standard.)
- Bei Kopfzeilentext (rechts neben dem Logo) und Text oben (unter dem Logo) gibst du die entsprechenden Texte ein. Normalerweise handelt es sich dabei um deine Nutzungsbedingungen.
- Gib bei Name der Veranstaltung den Veranstaltungsnamen an, der dann auch auf dem E-Ticket erscheinen wird.
- Bei Text unter Veranstaltungsname kannst du Angaben zu den Zeiten der Veranstaltung machen. Bei Text in der Mitte kannst du eine Beschreibung der Veranstaltung einfügen. Bitte halte den Text relativ kurz, da sich die E-Ticket-PDF-Seite nicht an einen zu langen Text anpassen kann.
- Bei E-Ticket-Logo und E-Ticket-Bild (mittig) wählst du die entsprechenden Bild-Dateien aus, die du bereits hochgeladen hast (Anleitung: E-Ticket-Bild und E-Ticket-Logo hochladen). Lässt du diese Felder frei, werden E-Ticket-Logo und E-Ticket-Bild durch das Digistore24-Logo und ein Digistore24-eigenes Eventbild ersetzt.
- Bei Veranstaltungsort (für Vorschau) wählst du den Veranstaltungsort aus. Diesen Veranstaltungsort solltest du zuvor bereits angelegt haben (Anleitung: Veranstaltungsort für dein E-Ticket festlegen).
- Falls gewünscht kannst du die Option Teilnehmer-Anschrift abfragen aktivieren. Dann sollte jeder Teilnehmer erst seine vollständige Adresse eintragen, bevor ihm das E-Ticket ausgestellt wird.
- Klicke zuletzt auf Speichern. Mit einem Klick auf Vorschau kannst du deine Vorlage einsehen.
4. E-Ticket einem deiner Produkte hinzufügen
Wie oben beschrieben, kannst du dein E-Ticket bei Digistore24 entweder einem deiner digitalen Produkte (Produkttyp: Digital) hinzufügen oder einer Veranstaltung, die du als Produkt angelegt hast (Produkttyp: Seminar für Geschäftskunden, Vor-Ort-Dienstleistung oder Seminar/Veranstaltung zur Freizeitgestaltung). Die Vorgehensweise, wie du dein E-Ticket einem deiner Produkte hinzufügst, ist dieselbe.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Gehen Sie in der Vendor-Ansicht auf Konto > Produkte.
- Klicke auf das Stift-Icon des Produkts, dem du das E-Ticket hinzufügen möchtest.
- Wechsle in den Tab E-Tickets.
- Wähle bei E-Ticket-Vorlage deine E-Ticket-Vorlage aus (Anleitung: E-Ticket-Vorlage erstellen).
- Bei Orte/Daten/Zeit + Hinweis/Anzahl gibst du einen oder mehrere Termine für dein Event/Seminar an.
- Bei E-Tickets verkaufen bis wählst du, wie lange deine E-Tickets verkauft werden sollen.
- Lege nun die Details deines Seminars fest. Hier bestimmst du auch, wie viele Tickets du für welchen Ort anbietest.
- Bei Text für Terminauswahl kannst du einen Text eingeben, der zusammen mit der Terminauswahl auf dem Bestellformular erscheinen wird. Verwende [SELECT] als Platzhalter für die Auswahlliste. Lässt du das Feld leer, wird automatisch Folgendes eingefügt: Bitte wählen:
Alternativ steht dir der Platzhalter [LIST] zur Verfügung, der eine Radiobutton-Liste wie in folgendem Bild erzeugt: - Optional kannst du bei Bezeichnung eine Bezeichnung für die Rechnung und die Bestätigungsmail (für die Kunden) definieren.
- Die Termin-Auswahlliste auf dem Bestellformular ist folgendermaßen vorgegeben: Ort, Datum, Uhrzeit/Notiz, Anzahl der Plätze. Die Platzhalter dafür sind [PLACE] [DATE] [NOTE] [STOCK].
- Bei Falls Event ausgebucht ... kannst du wählen zwischen:
- Verkäufe ohne E-Tickets weiter durchführen: So verkaufst du das Produkt auch ohne E-Tickets weiter.
- Verkäufe ohne E-Tickets durchführen, falls das Event ein Add-on ist: So verkaufst du das Produkt auch ohne E-Tickets weiter, wenn es sich bei der Veranstaltung um ein Add-on handelt.
- Verkäufe abbrechen: So wird der Verkauf ganz abgebrochen.
- Klicke zuletzt auf Speichern.
Bitte mache einige Testkäufe, um sicherzugehen, dass alle Einstellungen richtig sind. Hier findest du eine Anleitung, wie du einen Testkauf durchführen kannst.
5. Teilnehmerdaten auf dem E-Ticket ändern
Eine Änderung der Teilnehmerdaten ist beispielsweise dann nötig, wenn der Kunde das E-Ticket auf eine andere Person übertragen möchte. Außerdem können so Tippfehler des Kunden ausgebessert werden, damit eine korrekte Ausstellung des E-Tickets gewährleistet ist.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Gehe in der Vendor-Ansicht auf Berichte > Transaktionen.
- Klicke bei der entsprechenden Transaktion auf das gelbe Icon mit dem grünen Haken, um die Bestellbestätigungsseite aufzurufen.
- Klicke dort auf E-Ticket aufrufen.
- Klicke dann auf Teilnehmer ändern. Hier kannst du je nach Bedarf Namen, Vornamen und E-Mail-Adresse des Kunden ändern.
6. E-Ticket als Freiticket erstellen
Natürlich kannst du ausgewählten Besuchern auch Freikarten zu deiner Veranstaltung ausstellen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Gehe in der Vendor-Ansicht auf Berichte > E-Tickets.
- Wechsle in den Tab Freitickets.
- Wähle im Drop-down-Menü das Datum deiner Veranstaltung aus, für das dein Freiticket gültig sein soll.
- Wähle im Drop-down-Menü die Anzahl der Freitickets aus, die du erstellen möchtest.
- Trage in den folgenden Feldern die Adressdaten des Gasts ein.
- Klicke abschließend auf den Button E-Tickets erstellen.
Um die Freikarte anzeigen zu lassen, solltest du nach Öffnung der Download-URL nur noch die E-Mail-Adresse des Besuchers eintragen und auf E-Ticket ausstellen klicken.
Du hast nun zwei Möglichkeiten, deinem Gast das Freiticket zukommen zu lassen:
- Kopiere den Link der Download-URL und schicke diese deinem Besucher direkt per E-Mail.
- Klicke auf Berichte > E-Tickets und dann auf den Tab Alle anzeigen. Wähle anschließend im Drop-down-Menü Freiticket die Option Ja, sodass du nur die Freitickets siehst.
- Klicke nun bei jedem Ticket, das du per Mail an den Empfänger schicken möchtest, auf das Brief-Icon und bestätige, dass das E-Ticket per E-Mail zugestellt werden soll.
So entwertest du das Freiticket:
Das Freiticket kann wie ein normales Ticket unter Berichte > E-Tickets im Tab Prüfen mit Angabe der E-Ticket-Nummer entwertet werden. Alternativ kannst du auch so vorgehen:
- Gehe in der Vendor-Ansicht auf Berichte > E-Tickets.
- Klicke dann auf Alle anzeigen.
- Wähle im Drop-down-Menü Freiticket die Option Ja.
- Klicke in der Spalte Ticket benutzt auf Entwerten und bestätige deine Eingabe.
Ein nicht genutztes E-Ticket erneut anbieten
Wenn die Teilnehmerzahl deiner Veranstaltung beschränkt ist und du zudem eine bestimmte Anzahl an Freikarten festgelegt hast, einer deiner Gäste aber das Event nicht besuchen kann, möchtest du den Platz sicher dennoch anbieten. Du kannst ein nicht genutztes Ticket problemlos erneut anbieten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Gehe auf Berichte > E-Tickets.
- Wechsle in den Tab Alle anzeigen.
- Wähle im Drop-down-Menü Freiticket die Option Ja.
- Klicke beim entsprechenden E-Ticket in der Liste auf das Stift-Icon, um in die Ticket-Details zu gelangen.
- Klicke bei Ticket gesperrt auf Ja.
- Klicke zuletzt auf Speichern.
Jetzt wird das E-Ticket automatisch wieder angeboten.
7. Teilnehmerlisten einsehen
Du kannst pro Veranstaltung, die du hinzugefügt hast, alle Teilnehmer und die dazugehörigen Informationen einsehen sowie E-Tickets entwerten und Entwertungen aufheben.
Abschließend kannst du die Liste als CSV-Datei exportieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Gehe auf Berichte > E-Tickets.
- Wechsle in den Tab Teilnehmerzahlen.
Hier findest du alle Veranstaltungen aufgelistet. - Klicke auf das Lupen-Icon der jeweiligen Veranstaltung.
8. So liest dein Personal mit einem Scanner für QR- oder Barcodes die E-Tickets aus
Dein Personal kann die Gültigkeit der E-Tickets beim Einlass deines Events mit einem Scanner überprüfen. Um die E-Tickets scannen zu können, sollte sich jemand ins Backoffice bei Digistore24 einloggen. Dafür ist lediglich ein Support-Zugriff nötig. Die Person, die das E-Ticket scannt, benötigt also nicht den vollen Zugriff auf dein Digistore24-Konto und deine Digistore24-Konto-Daten. Wie du verschiedene Zugriffsrechte auf dein Konto vergeben kannst, erfährst du hier.
Sobald du oder dein Team bei Digistore24 eingeloggt (b)ist, können die E-Tickets mit folgenden Schritten gescannt werden:
- Gehe in der Vendor-Ansicht auf Berichte > E-Tickets.
- Setze den Cursor in das Feld E-Ticket-Nummer.
Bei jedem erfolgreichen Scan schreibt der Scanner (das Gerät, nicht die Person) nun die E-Ticket-Nummer in das Feld mit dem Cursor und drückt automatisch die Enter-Taste. Bitte vergewissere dich vorher, dass E-Ticket-Vorlage sowie Veranstaltungsort und -datum korrekt eingestellt sind.
Ein E-Ticket kann nur einmal entwertet werden. Bei einem zweiten Versuch erscheint eine Fehlermeldung. Falls es Komplikationen mit den E-Tickets geben sollte, kannst du eine E-Ticket-Entwertung über das rote Kreuz unter Berichte > E-Tickets im Tab Alle anzeigen wieder rückgängig machen.
9. E-Tickets mit der Digistore24-App einlösen
Du kannst auch statt eines QR-/Barcode-Scanners dein Smartphone nutzen, um E-Tickets von Digistore24 zu entwerten. Dies ist zumeist die komfortablere Lösung.
Es ist auch möglich, dass mehrere Nutzer die App mit den gleichen Zugangsdaten zur gleichen Zeit nutzen: Hast du zum Beispiel zwei Warteschlangen bei deinem Event, so können zwei deiner Mitarbeiter die E-Tickets der Besucher scannen, obwohl sie die gleichen Zugangsdaten für die App nutzen.
Lade dir dazu zunächst unsere App herunter: iOS Android
Sobald du die App heruntergeladen hast, meldest du dich mit deinen Digistore24-Zugangsdaten an.
Da es über die App nicht möglich ist, auf andere Digistore24-Konten zuzugreifen, solltest du dich mit deinem eigenen Konto anmelden.
In der unteren Leiste siehst du das E-Ticket-Icon.
Um ein E-Ticket zu scannen, solltest du zunächst die jeweilige(n) E-Ticket-Vorlage(n), Veranstaltungsort(e) und das Datum des Events angeben.
Klicke anschließend auf Scannen, um mit deiner Kamera den QR-Code auszulesen.
Hinweis: Gegebenenfalls solltest du der Digistore24-App erlauben, auf deine Smartphone-Kamera zuzugreifen.
Wenn der QR-Code nicht gelesen werden kann, kannst du das Ticket alternativ mit der E-Ticket-Nummer entwerten.